مشترک نیکوست شوید و از آخرین مقالات و تحلیل‌های حوزه سرمایه گذاری با خبر شوید

بلاگ نیک وست

تکنیک ها و روش های مدیریت زمان
روانشناسی بازار

تکنیک ها و روش های مدیریت زمان 

مطمئنا برای شما پیش آمده است که کلی کار برای انجام دارید و نمی توانید به درستی آن ها را مدیریت کنید و تمام آن ها را انجام دهید. تکنیک ها و روش های مدیریت زمان به شما کمک می کند که همه  کار های خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و از زمان خود به درستی استفاده کنید.

تکنیک ها و روش های مدیریت زمان زیادی برای شخصیت های مختلف، مسائل مربوط به بهره وری و نیازهای تجاری وجود دارد. ما در مورد همه تکنیک های مدیریت زمان کمی تحقیق کردیم و بهترین ها را برای شما آورده ایم.

برخی از بهترین تکنیک ها و روش های مدیریت زمان بسیار ساده و سرراست، برخی دیگر کمی پیچیده هستند، اما همه آنها در واقع می توانند به راحتی در تمرین روزانه پیاده سازی شوند.

در ادامه به بررسی بهترین تکنیک ها و روش های مدیریت زمان می پردازیم.

۱. اهداف دقیق

مدیریت صحیح زمان همیشه با تعیین اهداف و دانستن اینکه می خواهید در زندگی به کدام سمت بروید شروع می شود. یکی از محبوب ترین تکنیک های تعیین هدف، اهداف SMART نام دارد. این تکنیک از سال ۱۹۸۱ زمانی که مقاله ای تحت عنوان “”There’s a S.M.A.R.T. ) راهی برای نوشتن اهداف مدیریت (توسط George T. Doran منتشر شد، شکل گرفت.

ایده بسیار ساده است. هر هدف هوشمندانه باید با توجه به معیارهای بعدی نوشته شود:

  • مشخص – نتیجه دلخواه و مشخص ، آنچه می خواهید به دست آورید
  • قابل اندازه گیری – بتوان میزان پیشرفت را بررسی کرد
  • قابل دستیابی – با منابع موجود می توان به هدف رسید
  • مربوط – این باید یک تصویر بزرگتر باشد و باید بدانید که چرا می خواهید به چیزی دست پیدا کنید
  • محدود به زمان – یک مهلت مشخص برای رسیدن به هدف

اکثر مردم هدف گذاری نمی کنند. فقط حدود ۱۰٪ از افراد اهداف نوشتاری دارند. این بدان معنی است که برای نوشتن اهداف معنی دار به روش صحیح، تلاش و تأمل واقعی لازم است. بنابراین، اگر تصمیم دارید اهداف خود را یادداشت کنید، نباید برنامه مبهمی بنویسید که به شما احساس جهت دهی و انگیزه مناسب را ندهند.  چرا که این کار یک تمرین بیهوده خواهد بود. بلکه باید اهداف خود را به روشی هوشمندانه یادداشت کنید.

شما می توانید بسیاری از توضیحات دقیق در مورد چگونگی تنظیم اهداف هوشمندانه، مثال های عملی و الگوها را در اینترنت پیدا کنید.

۲. ماتریس آیزنهاور / جعبه آیزنهاور

هنگامی که اهداف خود را به روشی هوشمندانه نوشتید، باید آنها را در کارهای مشخص و عملی تجزیه کنید. سپس وظایف باید اولویت بندی شوند. ماتریس آیزنهاور یکی از بهترین تکنیک ها و روش های مدیریت زمان و یکی از محبوب ترین چارچوب ها برای اولویت بندی کارها است.

به عنوان یک واقعیت جالب، دویت دی آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود که بین سالهای ۱۹۵۳ و ۱۹۶۱ خدمت می کرد. ماتریس وی توصیه می کند که وظایف را در یکی از چهار ربع تنظیم کنید:

  • فوری + مهم (ابتدا انجام دهید)
  • فوری نیست + مهم نیست (برنامه)
  • فوری + مهم نیست (نماینده)
  • مهم نیست + فوری نیست (حذف)

وظایف فوری وظایفی هستند که احساس می کنید باید نسبت به آنها واکنش نشان دهید (مانند ایمیل، تماس تلفنی، جلسات و غیره) و وظایفی که برای اتمام آنها بسیار حساس است، به این معنی که مهلت های مقرر دقیق دارید.

از طرف دیگر، کارهای مهم، وظایفی هستند که به اهداف بلند مدت شما و کارهایی که واقعاً می خواهید در زندگی انجام دهید، کمک می کنند. وظایف مهم وظایفی هستند که بخشی از چشم انداز و مأموریت تجاری یا زندگی شما هستند.

البته، شما همیشه باید کارهای فوری و مهم را اولویت قرار دهید. مهم است که بیشتر وقت کار خود را در این ربع بگذرانید (فوری + مهم).

کارهای مهم اما فوری، مانند ورزش، یادگیری، ارتباط با مردم، باید در تقویم خود برنامه ریزی کنید (و حتماً آنها را مرتب انجام دهید). سایر وظایف را به دیگران واگذار کنید یا به سادگی حذف کنید.

 

۳. هیئت کانبان

کانبان یک کلمه ژاپنی به معنی بیلبورد یا تابلوی راهنما است. ایده اصلی هیئت مدیره Kanban داشتن یک صفحه بصری است که به شما کمک می کند تا پیشرفت اهداف خود را پیگیری کنید.

افرادی که از طرفداران Kanban هستند، معمولاً از یک تخته سفید بزرگ پاک کن برای تجسم اهداف و یا نرم افزاری که از تجسم Kanban پشتیبانی می کند، استفاده می کنند. طبق تجربه ما، یک صفحه فیزیکی Kanban بسیار بهتر کار می کند. شما باید چندین ستون را روی صفحه سفید بکشید، مرحله هر کار خاص را تجسم کنید. ستون های تخته سیاه معمولاً عبارتند از:

  • انجام دادن
  • در حال پیش رفت
  • انجام شده

سپس شما به یادداشت های چسب دار نیاز دارید. هر یادداشت وظیفه ای را نشان می دهد که باید انجام شود. شما به سادگی نام کاری را که باید انجام شود را می نویسید. برای انواع مختلف کارها می توانید از رنگ های مختلف یادداشت های چسب دار استفاده کنید.

بعد از اینکه تخته بزرگ و یادداشت هایی با وظایف داشتید، بسته به مرحله ای که کار در آن قرار دارد، می توانید یادداشت ها را در یکی از ستون ها بچسبانید.

اگر همه مراحل را دنبال کرده اید، باید نمایشی تصویری زیبا از وظایف خود داشته باشید و اینکه آنها در کدام مرحله قرار دارند. براساس پیشرفت خود، یادداشت های مهم را از طریق این ستون ها منتقل می کنید.

نرم افزارهایی که از روش Kanban پشتیبانی می کنند:

  • ترلو
  • KanbanFlow‍
  • Kanbanize
  • ابزار کانبان

 

۴- کار عمیق انجام دهید / از کار نیمه کاره یا کم عمق خودداری کنید

اگر همه تکنیک ها و روش های مدیریت زمان ذکر شده قبلی را به کار می گیرید، باید اهداف خود را به طور واضح بنویسید، به کارهای مشخص و عملی تجزیه کنید و به درستی اولویت بندی و تجسم در صفحه Kanban انجام دهید. اکنون باید بتوانید مهم ترین کار را به راحتی انتخاب کنید. برای انجام موفقیت آمیز کار به مثمرثمرترین روش ممکن، “کار عمیق” وارد عمل می شود.

کار عمیق اصطلاحی است که توسط کال نیوپورت توسعه یافته و بیان می کند که تمام فعالیت های فکری باید در وضعیتی بدون حواس پرتی انجام شوند که توانایی های شناختی شما را به حد مجاز برساند.

فقط در صورت انجام کارهای عمیق می توانید ارزش جدیدی ایجاد کنید، مهارت های خود را ارتقا دهید و کارهایی را انجام دهید که تکرار آنها دشوار است. بسیاری از افراد این حالت روانی را که شما را قادر می سازد کارهای عمیق را انجام دهید، “جریان” می نامند.

نقطه مقابل کار عمیق “کار نیمه کاره” یا “کار کم عمق” است. این نوع کارهای کم ارزش معمولاً همراه با چند وظیفه ای، کار بر روی بسیاری از پروژه ها و ایجاد حواس پرتی در محیط (ایمیل، تلفن، چت و سایر وقفه ها) است.

بهترین راه برای غلبه بر “کار نیمه کاره” تمرکز برای مدت زمان قابل توجهی روی یک چیز و از بین بردن هر حواس پرتی است.

نرم افزارهایی که می توانند در انجام کارهای عمیق به شما کمک کنند:

۵. تکنیک پومودورو

وقتی کار عمیق انجام می دهید، هرگز نباید استراحت را فراموش کنید. تکنیک Pomodoro می تواند به شما یادآوری کند که از وقفه خود استفاده کنید. تکنیک Pomodoro (گوجه فرنگی) روشی بسیار محبوب برای مدیریت زمان است که توسط توسعه دهنده نرم افزار و نویسنده Francesco Cirillo در اواخر دهه ۱۹۸۰ ابداع شده است. امروزه، پومودورو یکی از محبوب ترین تکنیک ها و روش های مدیریت زمان است.

ایده پومودورو بسیار ساده است. باید کار روزانه خود را بشکنید و آن را در فواصل زمانی جدا شده با وقفه های کوتاه به اتمام برسانید. شما ۲۵ دقیقه کار می کنید، که به آن Pomodoro می گویند، و سپس ۳ تا ۵ دقیقه استراحت می کنید.

برای پیروی از تکنیک Pomodoro باید از یک تایمر ساده استفاده کنید. پیروی از این روش باید تمرکز و زمان بهبودی کافی برای به حداکثر رساندن بهره وری شما داشته باشد.

در اینجا خلاصه ای از شش مرحله پومودورو آورده شده است:

  • در مورد کاری که باید انجام شود تصمیم بگیرید
  • تایمر pomodoro را تنظیم کنید
  • روی وظیفه کار کنید
  • وقتی تایمر بعد از ۲۵ دقیقه زنگ خورد کار را تمام کنید (یک پومودورو)
  • اگر کمتر از چهار پومودورو دارید ، کمی استراحت کنید (۳-۵ دقیقه)
  • بعد از چهار پومودورو ، یک استراحت طولانی تر (۱۵-۳۰ دقیقه) کنید ، سپس به مرحله ۱ برگردید

و در اینجا چند تایمر مفید Pomodoro آورده شده است:

تکنیک Flowtime – تکنیک انعطاف پذیرتر پومودورو – یک روش جالب از تکنیک سنتی پومودورو به نام تکنیک جریان وجود دارد. این نام از اصطلاح “جریان” ناشی می شود، این زمانی است که شما کار عمیق انجام می دهید و کاملاً متمرکز شده و غرق کار هستید.

ایده اصلی روش جریان این است که شما یک دوره زمانی خاص (معمولاً بین ۱۰-۹۰ دقیقه) تعیین کنید و از آن به عنوان یک چارچوب زمانی آزمایشی استفاده کنید تا ببینید چه مدت می توانید با تمرکز کار کنید و چه زمانی به استراحت نیاز دارید. به سادگی، وقتی دیگر نمی توانید تمرکز کنید و در جریان کار کنید، کمی استراحت می کنید.

 

۶. نحوه گذران وقت خود را پیگیری کنید

یک ردیاب زمان خوب شما را به آرامی به سمت بهره وری بیشتر سوق می دهد، شما را قادر می سازد که چطور وقت خود را صرف کنید، و علاوه بر این، می توانید مواردی مانند گزارش و صورتحساب را خودکار کنید.

به قول معروف، شما فقط می توانید آنچه را که اندازه می گیرید مدیریت کنید. با به کارگیری ردیابی زمان، شما تصویری واضح از نحوه صرف وقت خود، میزان کار در پروژه های مختلف و میزان واقعی درآمد خود دارید.

با استفاده از آمار دقیق می توانید زمان خود را بهتر بهینه کنید. اگر از ردیاب زمان استفاده می کنید، مستعد استفاده مداوم از سایر تکنیک ها و روش های مدیریت زمان نیز خواهید بود.

 

۷. GTD – انجام کارها

انجام کارها یکی از پرطرفدارترین تکنیک ها و روش های مدیریت زمان است. این یک روش پنج مرحله ای است که به شما کمک می کند کارهای بزرگتر را به مراحل کوچکتر قابل کنترل تقسیم کنید و سپس مراحل آن را بلافاصله انجام دهید.

عنوان اصلی این چارچوب “هنر بهره وری بدون استرس” است. استفاده از سیستم باید به شما کمک کند تا در محل کار خود آرامش بیشتری داشته باشید، به موفقیت های بیشتری دست پیدا کنید، خلاقیت بیشتری داشته باشید و همه موارد مربوط را پیگیری کنید.

در اینجا پنج مرحله وجود دارد که چارچوب بر اساس آن انجام شده است:

  • Capture: ابتدا هر آنچه را که به ذهن شما خطور می کند، هر ایده، وظیفه یا هر چیز دیگری که ارزش یادآوری دارد (چیزهایی برای خواندن، تماشا، یادداشت ها، صورتحساب ها و غیره) را یادداشت می کنید. تا ذهن خود را خالی کنید. اما نکته مهم این است که مرتباً این کار را انجام دهید.
  • روند: بعد از اینکه همه موارد را یادداشت کردید، دومین کار این است که آنها را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیم بگیرید که با هر مورد خاص چه کاری انجام دهید. اگر مورد قابل اجرا نیست، باید تصمیم بگیرید که آن را حذف کنید، بایگانی کنید یا به تأخیر بیندازید. اگر مورد قابل اجرا است، باید تصمیم بگیرید که این کار را انجام دهید، یا به آن واگذار کنید یا به تعویق بیندازید. اگر کمتر از ۲ دقیقه طول بکشد، باید سریعاً این کار را انجام دهید.
  • سازماندهی: پس از پردازش، مرحله بعدی سازماندهی موارد و اقدامات است. هنگام سازماندهی، باید حداقل چهار کار انجام دهید. موارد را در چهار لیست اقدام اصلی قرار دهید (پروژه ها، اقدام بعدی، انتظار، تقویم)، پرونده ها را تحت برچسب های مختلف قرار دهید و همچنین زمینه انجام اآنها را فراهم کنید. موارد غیرقابل عمل باید در بایگانی دیجیتالی یا کاغذی ذخیره شوند.
  • مرور: هدف از تأمل این است که مطمئن شوید همه چیز به روز است. هنگام بازبینی، باید لیست های خود را به روز کنید، موارد غیرمرتبط را حذف کنید وغیره. حداقل باید یک بررسی هفتگی انجام دهید.
  • درگیر شدن: مرحله آخر پس از ضبط و شناسایی موارد قابل اجرا، بایگانی صحیح آنها و بررسی وظایف خود، باید روی کارهای انتخاب شده کار کنید. قبل از درگیر شدن، باید مطمئن شوید که زمینه مناسبی برای انجام وظایف دارید (زمینه همان چیزی است که برای انجام عملی لازم است، می تواند مکان، ابزار یا شخص باشد)، وقت و انرژی کافی وظایف دارای بالاترین اولویت هستند.

نرم افزار هایی که از سیستم مدیریت زمان GTD پشتیبانی می کنند:

۸. OKR – اهداف و نتایج کلیدی

OKR یک چارچوب بسیار محبوب است، به ویژه در تجارت، زیرا توسط شرکت هایی مانند Google ، LinkedIn ، Uber و Intel مورد استفاده قرار می گیرد (پدر OKR اندی گروو، مدیر عامل معروف اینتل است). چارچوب بسیار ساده است.

اهداف آنچه را که می خواهید بدست آورید، توصیف می کنند. آنها باید کوتاه، الهام بخش و جذاب باشند. یک سازمان باید ۳ تا ۵ هدف سطح بالا داشته باشد.

نتایج کلیدی معیارهایی برای اندازه گیری پیشرفت شما در رسیدن به اهداف شما است. برای هر هدف باید مجموعه ای از ۳ تا ۵ نتیجه اصلی وجود داشته باشد. وقتی در پایان به نتایج کلیدی نگاه می کنید، باید ایده روشنی از رسیدن به هدف داشته باشید.

OKR ها باید بخشی از روند برنامه ریزی سه ماهه باشند و پس از تعریف، باید به تمام اعضای تیم ارسال شوند. مهم است که OKR ها مرتباً تنظیم، ردیابی و بررسی می شوند. می توانید مثالها و الگوهای مختلفی را برای OKR ها پیدا کنید.

نرم افزار هایی که از OKR پشتیبانی می کنند:

 

۹. BoJo – مجله گلوله

روش Pomodoro و روش Bullet Journal بیشترین جستجو برای تکنیک ها و روش های مدیریت زمان در مرورگرهای وب است. به همین دلیل ژورنال گلوله قطعاً باید در بین بهترین تکنیک ها و روش های مدیریت زمان باشد.

عنوان BoJo “کمک به شما برای ردیابی گذشته، سازماندهی حال و برنامه ریزی برای آینده” است و تمام آنچه که شما نیاز دارید یک دفتر و قلم است.

اجزای اصلی BoJo عبارتند از:

صفحه فهرست، که برای آن باید صفحات را شماره گذاری کنید

سه مجموعه اصلی مختلف: (ثبت روزانه وظایف، رویدادها و یادداشت ها؛ گزارش ماهانه متشکل از یک تقویم و یک لیست کارها؛ گزارش آینده برای لیست تمام اهداف و تعهدات بلند مدت)

مجموعه های مختلف دیگر، یعنی گروه هایی از ایده های مرتبط (لیست ها، گزارش ها، یادداشت ها، ردیاب ها، نقشه های ذهنی، طرح ها)

در گزارش های خود، باید سریع وارد شوید. باید موارد را در نت کوتاه بنویسید. برای ورود به سیستم، باید از نوع دیگری از نقاط گلوله و دال ها برای افزودن زمینه استفاده کنید.

هر ماه، شما همچنین یک بررسی و انتقال وظایف را از یک لیست به لیست دیگر انجام دهید (کارهایی مانند عبور از کارهای بی ربط، برنامه ریزی کارهای جدید، انتقال وظایف از گزارش های روزانه به یک گزارش جدید ماهانه و غیره).

مدیریت ریسک در سرمایه گذاری 

۱۰ کتاب معروف که هر سرمایه گذاری باید بخواند

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

بخش های ضروری علامت گذاری شده اند *